Если сложить все документы Национального архивного фонда полистно, хранящиеся в архивном отделе Кировской райгосадминистрации, то ими можно устелить полностью территорию Кировского района.
Как хранится и используется такое историческое наследие? На эти и иные вопросы газете «Кировец» отвечает начальник архивного отдела Кировской райгосадминистрации Ирина Загородняя.
- Идя к вам на встречу, подумала: «Архивная служба – это хранитель документального наследия». Ирина Алексеевна, скажите, пожалуйста, по значимости что можно поставить в один ряд?
- Архив хранит документы, отображающие историю духовной и материальной жизни нашего района, которые являются общенациональным достоянием. Эти вечные ценности, созданные нашими предшественниками, думаю, ценнее всех материальных благ. В районе много проблем и нерешенных задач, но они обязательно будут решены. А вот все наши документы бесценны, и их утрата непоправима. Реалии времени превратили архивы в социальные институты, призванные обеспечить широкий доступ к своим информационным ресурсам, предоставить возможность работы открытий и даже влиять на социально-политический климат в обществе.
- Все ли учреждения района передают в архивный отдел на хранение документы и какие?
- В архивный отдел на государственное хранение поступают документы только постоянного хранения тех предприятий, учреждений и организаций, которые признаны экспертно-проверочной комиссией Государственного архива в АРК источниками комплектования архива документами Национального архивного фонда. В настоящее время источниками пополнения архивного отдела являются 41 учреждение и предприятие района. На государственном хранении в отделе находятся 58 архивных фондов периода независимости и советского периода. Имеются архивные фонды участников боевых действий Великой Отечественной войны, общественных деятелей района, фотодокументы по истории Кировского района. Ежегодно архивный отдел планово пополняется документами Национального архивного фонда, поступающими от учреждений и организаций района. Документы по кадровым вопросам, которые используются для подтверждения прав и интересов граждан, хранятся, как правило, 75 лет в предприятиях, учреждениях, организациях. В случае ликвидации предприятия ликвидационная комиссия обязана провести обработку и описание документов и передать их на хранение в вышестоящую организацию, либо правопреемнику. В случае отсутствия таковых ликвидационная комиссия передает документы на хранение в архивные учреждения органов местного самоуправления (трудовые архивы) по месту осуществления деятельности ликвидирующегося предприятия.
- Ирина Алексеевна, расскажите, пожалуйста, удается ли в сегодняшних условиях выполнить задания по формированию Национального архивного фонда, обеспечению его хранения и созданию условий для пользования.
- По формированию Национального архивного фонда отдел ежегодно выполняет плановые задания 100% и более. При решении поставленной задачи архив взаимодействует с органами государственной власти, местного самоуправления, курирует делопроизводственные службы организаций, учреждений и предприятий района. Хочется отметить, что за последние 5 лет значительно выросла культура ведения делопроизводства учреждениями района. В текущем году сведены к минимуму показатели по количеству учреждений, документы которых не упорядочены в установленные законодательством сроки. В Кировском районе полностью решен вопрос по своевременной передаче документов Национального архивного фонда на государственное хранение в архив.
Архивным отделом ежегодно проводятся проверки организации работы служб делопроизводства, экспертных комиссий и архивных подразделений. В 2013 году были проведены такие проверки в Льговском сельском совете, отделе образования и управлении агропромышленного развития Кировской райгосадминистрации. Специалисты архива активно участвуют в работе факультета правовых знаний. В течение 2013 года было подготовлено 7 выступлений по различным вопросам делопроизводства. Также архивом ежедневно предоставляется специалистам служб делопроизводства учреждений консультационно-практическая помощь. Все эти мероприятия дают ощутимые результаты.
За 7 лет многое изменилось в архиве. Разработана и утверждена районная программа по обеспечению сохранности документов Национального архивного фонда в Кировском районе, согласно которой восстановлено водоснабжение, осуществлен монтаж подводящих сетей и внутренней сети электроснабжения, оформлено право собственности на здание, частично отремонтирована кровля здания, произведены замена нескольких окон и дверных полотен, подготовлена проектно-сметная документация на капитальный ремонт здания архива. В архивохранилищах заменены деревянные двери на металлические. В этом году собственными силами специалистов архива был отремонтирован кабинет для приема граждан. Пользуясь случаем, от нашего маленького коллектива архивного отдела благодарим за оказанную помощь в ремонте кабинета заведующего сектором мобилизационной работы и секретного делопроизводства Кировской райгосадминистрации Л.С. Скорохватова, который в выходные дни вместе с нами помогал проводить ремонт.
- В поисках каких документов к вам чаще всего обращаются граждане?
- Ежегодно архивным отделом исполняются более 200 запросов, причем эта цифра на протяжении нескольких лет остается на одном уровне. По тематике 40 % составляют запросы социально-правового характера о стаже работы, размере заработной платы, о получении среднего образования, месте проживания на территории Украины, об участии в ликвидации последствий аварии на ЧАЭС. Большое количество запросов поступает о праве собственности на недвижимое имущество.
- Ирина Алексеевна, что Вы можете рассказать о создании трудовых архивов?
- Ежегодно в районе ликвидируются предприятия, учреждения, организации. Но остаются люди, которые там работали. Многим необходимы документы, подтверждающие их служебные, трудовые и иные правоотношения с работодателем. Очень важной для нас задачей является организация обеспечения сохранности таких документов. Законодателем определен порядок передачи и место хранения документов ликвидированных предприятий. Это местные архивные учреждения (трудовые архивы), созданные органами местного самоуправления. На территории района осуществляют свою деятельность на протяжении уже нескольких лет 11 трудовых архивов, в том числе при Старокрымском горсовете, Кировском поселковом совете и сельских советах. К сожалению, с Яркополенским и Золотополенским сельскими головами мы не нашли взаимопонимания в этом вопросе, эти сельские советы не обеспечивают выполнение Закона Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» в результате чего страдают граждане, проживающие на их территориях.
- Каким образом Вы пропагандируете деятельность архива?
- В 2013 году, как никогда ранее, активизировалась выстовочная деятельность, которая дает возможность популяризовать деятельность архивного отдела. В 2013 году проведено 4 выставки фотодокументов и в следующем году эта работа будет продолжаться. Выставки архивных документов будут более полными и интересными. В рамках пропаганды деятельности архивного отдела планируется проведение «Дня открытых дверей», выставки архивных документов «Они славили наш район». Кроме того, на базе архивного отдела планируется первое заседание Общественного совета при архивном отделе и круглый стол со специалистами делопроизводственных служб учреждений, организаций, в ходе которых будут обсуждены вопросы ведения делопроизводства, работы экспертных комиссий и обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда.
В общем, у нас большие планы на будущее, много интересных задумок и проектов, которые в процессе работы будут реализованы.
- Ирина Алексеевна, спасибо за беседу, в канун Нового года и Рождества поздравляем Вас и Ваш коллектив с праздником и желаем творческих успехов и осуществления намеченных планов.