№23 от 07.06.2018 г.

Основные задачи делопроизводства – отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах и обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия. Документы закрепляют производственные отношения, которые складываются как внутри предприятия, так и с другими организациями. Кроме того, документы нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Если делопроизводство существует только ради самого делопроизводства – это такая же крайность, как и полное отсутствие системы в работе с документами. Целесообразность – основной принцип организации делопроизводства и критерий оценки состояния документооборота. Неважно, каким образом ведется делопроизводство на вашем предприятии – традиционным способом или на основе современного безбумажного обмена электронными документами, в любом случае документирование и работа с документами должны осуществляться по установленным правилам.

Рассматривая на ежегодных семинарах, проводимых архивным отделом (муниципальным архивом), те или иные вопросы документооборота и делопроизводства, мы всегда обращались к каким-либо нормативным правовым актам, некоторые упоминая вскользь, на некоторых останавливаясь подробно. С этой публикации мы решили начать детальный и последовательный анализ «нормативки», которую необходимо знать службам делопроизводства (секретарям, ответственным лицам за ведение делопроизводства) как свои пять пальцев.

Инструкция – основа основ

Инструкция по делопроизводству разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности юридических лиц документов, совершенствования делопроизводства и повышению ее эффективности.

Основным документом всех секретарей и делопроизводителей является инструкция по делопроизводству, которая разрабатывается на основе Методических рекомендаций по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 г. №76. Инструкция по делопроизводству должна содержать: общие положения, основные понятия, создание документов в федеральном органе исполнительной власти, организация документооборота, документальный фонд, особенности работы с электронными документами, работа исполнителя с документами, изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов.

При разработке и составлении инструкции необходимо придерживаться следующей схемы построения и размещения разделов и подразделов:

1. В разделе «Общие положения» должно быть указано, что инструкция устанавливает единую систему делопроизводства и обязательна для всех работников учреждения. Специальный пункт посвящается перечислению нормативных актов, на основе которых она составлена. В этом разделе указывается также, на кого возложено руководство делопроизводством в учреждении в целом и в структурных подразделениях.

Обязательно должны указываться следующие документы, на основе которых разрабатывается инструкция: законодательные акты РФ, акты президента РФ и правительства РФ, нормативно-методические документы Федерального архивного агентства, организационные документы организации, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации, Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ 7.08.2013 «Делопроизводства и архивное дело. Термины и определения», Правила организации, комплектования. Учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (приказ Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526).

В разделе «Общие положения» устанавливают: сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространятся на все документы организации, «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.); ответственность за ее несоблюдение; подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации и в структурном подразделениях; нормативно-методическую базу;

2. Тематические разделы, как правило,начинаются с раздела «документирование управленческой деятельности», где определяются: состав управленческих документов, общие требования к оформлению документов, виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности; общие правила подготовки и оформления документов; правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования,согласования, утверждения и подписания;

3. Раздел «Организация документооборота» включает несколько подразделов.

В разделе «Регистрация документов» устанавливается: порядок регистрации поступающих, отправляемых и внутренних документов; сроки, формы и методы регистрации; правила индексации документов;

4. В разделе «Контроль исполнения документов и поручений» устанавливаются: категории документов, подлежащих обязательному контролю; порядок их постановки на контроль; технология контроля (форма контрольных карточек, применение отметок на документах и др.); обязанности исполнителей; типовые сроки исполнения; порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов; порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине;

5. Раздел «Формирование документального фонда организации, систематизация документов, учет и обеспечение сохранности» содержит: составление номенклатуры дел, порядок ее разработки и использования; оформление дел (правила формирования в дела отдельных категорий документов, порядок систематизации и индексации дел); оперативное хранение дел (правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации, обеспечение сохранности, учета и доступа к документам; устанавливается ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов. Акцентируем ваше внимание на то, что независимо от формы собственности учреждения, номенклатура дел должна разрабатываться ежегодно в декабре текущего года на следующий год и согласовываться экспертной комиссией учреждения, а учреждениями, являющимися источниками комплектования архивного отдела (муниципального архива) проект номенклатуры дел в обязательном порядке 1 раз в 5 лет согласовывается с экспертной комиссией (ЭК) архивного отдела (муниципального архива), а органом местного самоуправления еще и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного комитета по делам архивов Республики Крым. Проекты номенклатур дел направляются на согласование ЭК архивного отдела (муниципального архива) не позднее февраля текущего года, а на ЭПК не позднее 1 квартала текущего года. В случае возвращения ЭК архивного отдела (муниципального архива) или ЭПК Государственного комитета по делам архивов Республики Крым проекта номенклатуры дел  на доработку, специалист делопроизводственной службы учреждения вносит в нее поправки в соответствии с рекомендациями эксперта ЭК/ЭПК, направляет руководителю на утверждение  и ведет  делопроизводство в текущем году согласно номенклатуре дел, согласованной ЭК учреждения и утвержденной руководителем. Индексы на делах проставляются в соответствии с номенклатурой дел (пример: дело №01-02/16). В декабре текущего года учреждением разрабатывается проект номенклатуры дел на следующий год, согласовывается с ЭК учреждения, архивного отдела (муниципального архива) и направляется на согласование ЭПК Государственного комитета по делам архивов Республики Крым;

6. Раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включает: порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения); требования к описанию дел,  составлению и оформлению описей дел; порядок передачи дел в архив организации;

7. Раздел «Работа исполнителя с документами»;

8. Раздел «Изготовление,  учет,  использование и хранение печатей, штампов и бланков документов»;

9. Раздел «Раздел Использование факсимильной связи (при ее наличии).

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП). По техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

При внедрении в организации электронного документооборота необходимо включить раздел 10 «Особенности работы с электронными документами».

К инструкции по делопроизводству в обязательном порядке составляют приложения, в которых помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов,  образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, форм их учета, формы номенклатуры дел и др.

И.А. Загородняя, начальник архивного отдела

(муниципального архива).